Personvernerklæring

Vi er opptatt av at du som bruker av våre tjenester forstår hvordan vi håndterer dine personopplysninger. Denne personvernerklæring gir utfyllende informasjon om hvilke personopplysninger som samles inn, hvilke formål og rettslige grunnlag HUBRO (HVERT SELSKAP) Group har for å behandle opplysningene, og hvilke rettigheter du som registrert har dersom vi behandler dine personopplysninger.

Denne personvernerklæring gjelder for alle forretningsprosesser og tilknyttede datterselskaper i HUBRO (HVERT SELSKAP) Group AS («HUBRO (HVERT SELSKAP))» med unntak av Hubro (hvert selskap) Group Oy, og for alle HUBRO (HVERT SELSKAP)s nettsteder, domener, apper og skytjenester. Vi kan gi deg ytterligere personverninformasjon som er spesifikk for et produkt eller en tjeneste i tillegg til denne erklæringen.

Hva er en «personopplysning», og hva er en «behandling»?

En «personopplysning» er enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person («den registrerte»). En identifiserbar fysisk person er en person som direkte eller indirekte kan identifiseres ved hjelp av en identifikator som f.eks. navn, personnummer og adresse. En «behandling» er enhver operasjon eller befatning med personopplysninger, som f.eks. innsamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, utlevering, deling og sletting.

Når og hvordan samler vi inn personopplysninger om deg?

HUBRO (HVERT SELSKAP) behandler personopplysninger som arbeidsgiver, leverandør av tjenester og tilbyder av økonomisystemer, i markedsføringsøyemed og i forbindelse med besøk på våre nettsider. Vi behandler personopplysninger om våre kunder, leverandører, partnere, potensielle kunder, ansatte og potensielle ansatte. Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a), b) og f).

 Vi samler inn personopplysninger om deg i følgende situasjoner:

•    Leveranse av regnskaps – og økonomitjenester
•    Gjennomføring av kundetiltak etter hvitvaskingsregelverket («KYC»)
•    Leveranse av økonomisystemer
•    Gjennomføring av markedsaktiviteter
•    Daglig drift, herunder kjøp, salg, administrasjon av ansatte og jobbsøkere
•    Bruk av våre nettsider
•    Kursaktivitet
 
Behandling av personopplysninger

Tjenester

HUBRO (HVERT SELSKAP) leverer regnskaps- og økonomitjenester. I den forbindelse inngås det oppdragsavtale med kunden som angir oppdragets innhold. HUBRO (HVERT SELSKAP) er i disse tilfellene databehandler og behandler personopplysninger på vegne av, og etter instruks fra kunden. Det inngås databehandleravtale i ethvert kundeforhold som nærmere regulerer og setter rammene for HUBRO (HVERT SELSKAP)s behandling av personopplysninger. De konkrete sikkerhetstiltakene, rutiner for varsling, lagring og sletting mv. fremgår av hver enkelt databehandleravtale.

Hvitvaskingsloven

HUBRO (HVERT SELSKAP) er pålagt å gjennomføre kundetiltak i medhold av hvitvaskingsloven, samt å gjennomføre nærmere undersøkelser dersom det foreligger mistanke om at en transaksjon kan ha tilknytning til utbytte av en straffbar handling. Blant opplysningene HUBRO (HVERT SELSKAP) er pålagt å behandle i den forbindelse er navn/foretaksnavn, fødselsnummer/organisasjonsnummer, adresse, familieforhold (tilknytning til politisk eksponerte personer) og opplysninger om eventuelle straffbare forhold. Behandling av personopplysninger knyttet til kundetiltak kan innebære behandling av sensitive personopplysninger (særlig kategorier personopplysninger).

Under visse omstendigheter er HUBRO (HVERT SELSKAP) pålagt å utlevere opplysningene til overordnede politi- eller kontrollmyndigheter.

Systemleveranse

HUBRO (HVERT SELSKAP) leverer regnskaps – og økonomisystemer. Det inngås systemleveranseavtale (SSA-L) i ethvert slikt kundeforhold. Personopplysninger som behandles i den forbindelse er f.eks. navn, adresse og fødselsnummer. Personopplysningene behandles for å opprette deg som bruker av systemet, implementering, support og veiledning og systemadministrasjon.

Ansatte og jobbsøkere

Vi registrerer de personopplysninger som er nødvendige for å ivareta krav til rapportering til offentlige myndigheter, arbeidsmiljøloven og for å kunne administrere forholdet mellom oss og arbeidstaker. Personopplysninger vil bli slettet ved utløp av avtaleforholdet med mindre annen lovgivning krever lengre oppbevaring. Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b). Behandlingen er nødvendig for å oppfylle den avtale den registrerte er part i. Vi registrerer også personopplysninger om jobbsøkere siden vi trenger å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad. Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b). Dersom din søknad inneholder særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 b) og h).

Besøk i våre kontorer

Ved besøk i våre kontorer registrerer vi som regel navn og eventuelt firma du representerer, samt hvem du skal besøke, for å sikre tilgang til våre lokaler.

Markedsføring

Dersom du har et aktivt kundeforhold til oss, vil vi kunne sende deg markedsføring på e-post eller andre elektroniske kommunikasjonsmetoder innenfor rammene av markedsføringsregelverket, med mindre du ber oss om noe annet. Har du ikke et aktivt kundeforhold hos oss, vil vi bare sende slik markedsføring om du har gitt oss et eksplisitt og informert samtykke. Slikt samtykke kan du trekke tilbake når som helst.

Bruk av våre nettsider:

(i) Opplysninger du selv deler med oss

Når du fyller inn et kontaktskjema på våre nettsider oppgir du data som blir lagret hos oss. Når du bruker vår chatte – eller oppringingsfunksjon lagres opplysningene i våre databaser/CRM-system for at vi skal kunne respondere på din kontaktforespørsel. Leverandør av disse funksjonene er Landbot og Leadcaller.

Cookies

(ii) Særlig om bruk av informasjonskapsler (cookies) på våre nettsider

Vi mottar informasjon fra andre kilder, f.eks. annonsenettverk, kunder, målverktøy eller andre tredjeparter som skal hjelpe oss eller dem til å forstå brukermønster, dine preferanser eller generelt å forbedre tjenestene vi tilbyr til å bli mer tilpasset ditt behov og dine interesser. På våre nettsider logger vi informasjon om alle besøkende ved hjelp av Google Analytics. Informasjonen logges for at vi skal ha mulighet til å forbedre din brukeropplevelse, forbedre tjenesteinnholdet, forebygge svindel og tilpasse innhold og annonser til ditt bruks – og interessemønster, samt innhente statistikk. Funksjonen kan slås av i de fleste nettlesere gjennom et menyvalg som f.eks. «innstillinger», «sikkerhet» mv. Dette kan få konsekvenser for bruken av nettstedet generelt. For å samle informasjon vedrørende trafikk på våre nettsider bruker vi analyseverktøyet Google Analytics. Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f).

Kurs

Når du deltar på våre fysiske kurs og seminarer eller kjøper et av våre nettkurs eller deltar på webinarer registrerer vi kontaktinformasjon og kjøpsopplysninger om deg.

Hvem har tilgang til opplysningene?

Vi utleverer kun personopplysninger til tredjeparter etter avtale med deg, eller når vi finner det formålstjenlig å benytte eksterne leverandører. Vi har databehandleravtale med alle leverandører vi samarbeider med som sikrer samme trygge behandling av opplysningene som hos oss.

HUBRO (HVERT SELSKAP) kan komme til å dele personopplysninger om kunder og leverandører med våre kontorer i andre land i EU/EØS. Som følge av våre tjenester opptrer vi som databehandler for mange kunder. Vi baserer oss derfor på generell tillatelse til bruk av underleverandører, jf. personvernforordningen artikkel 28. Dette avtales med kunden i vår databehandleravtale. Ved bruk av underleverandører bekrefter vi at disse pålegges samme forpliktelser med hensyn til vern og bruk av personopplysninger som HUBRO (HVERT SELSKAP). Leverandører som opptrer som underleverandører for HUBRO (HVERT SELSKAP) skal kunne dokumentere gode interne rutiner for personvern og informasjonssikkerhet. Når du inngår avtale med oss om leveranse av regnskapstjenester får du en fullstendig oversikt over våre underleverandører. Vi overfører ikke personopplysninger til land utenfor EU/EØS uten skriftlig godkjennelse fra deg der du er behandlingsansvarlig. Ved overføring til tredjeland skal det foreligge et gyldig overføringsgrunnlag.

Sletting av personopplysninger

Vi oppbevarer personopplysninger så lenge det er nødvendig og så lenge vi har et formål med lagringen. Du kan når som helst be om at vi sletter personopplysningene dine.

Dine rettigheter

Vårt personvernombud kan kontaktes på personvern@hubro.no (hvert selskap)

Du kan utøve dine rettigheter ved å kontakte vårt personvernombud. Følgende rettigheter kan utøves av deg:

•    Du kan kreve innsyn i de personopplysninger vi behandler
•    Du kan kreve kopi av personopplysningene vi behandler
•    Du kan be om korrigering av personopplysninger vi behandler
•    I enkelte situasjoner kan du be om sletting av personopplysningene vi behandler
•    I enkelte situasjoner kan du be om begrensning i behandlingen av personopplysningene vi behandler

Vær oppmerksom på at rettighetene ikke er absolutte, og kan være begrenset som følge av særlovgivning som kan begrense din innsynsrett eller rett til å kreve sletting.

Vi håper du vil si ifra dersom du mener vi ikke overholder reglene i personopplysningsloven. Ta da først kontakt med vår personvernansvarlig. Du kan også klage over vår behandling av personopplysninger til din nasjonale personvernmyndighet («DPA»). Mer informasjon om dette finner du på rette personvernmyndighets nettsider.
 
Endringer

Hvis vi endrer på våre tjenester eller det skjer endringer i personvernregelverket, kan det medføre at vi må endre denne personvernerklæringen. Oppdatert informasjon vil alltid finnes lett tilgjengelig på denne nettsiden.

Sist oppdatert: mars 2024